Prowadząca, Alicja Zając, przekazała uczestnikom informację, że przygotowany wstępnie program został już skonsultowany z Kierownikiem Pionu Edukacji i Usług Społecznych w Urzędzie Miejskim w Śremie. Uwagi zostały omówione i przedyskutowane na spotkaniu.
Zgodnie z sugestiami osoby konsultującej postanowiono:
- Zmienić brzmienie jednego ze zdań w ‘Ocenie potencjału organizacji pozarządowych” poprzez zastąpienie stwierdzenia, że w „gminie Śrem brak dobrej komunikacji, współpracy….” Na określenie „Na terenie gminy występuje niewystarczająco sprawna komunikacja”.
- Rozdział I. Cele programu. Pkt 9. Sugestia, aby dookreślić lidera zespołu, siedzibę, cykliczność spotkań. Nie udało się na spotkaniu ustalić tych danych, z uwagi na nieobecność przedstawiciela OPS, który wg wstępnych ustaleń na poprzednim spotkaniu, miałby pełnić rolę lidera. Szczegóły dot. tej kwestii będą kontynuowane w formie telefonicznej, mailowej z przedstawicielami Urzędu i OPS, celem ustalenia i podjęcia ostatecznej treści na kolejnym spotkaniu lub jeszcze przed nim.
- Rozdział III. Formy współpracy. Ppkt.5. Wskazanie na powtórzenie zapisu z celów programu. W dyskusji ustalono, że celem programu jest powstanie w gminie zespołu diagnozującego … i równocześnie będzie to forma, płaszczyzna współpracy administracji z podmiotami III sektora. Postanowiono, że brzmienie tego punktu zostanie dookreślone, doprecyzowane, poszerzone o bliższe informacje dot. zespołu, jego zadań, spotkań, lidera.
- Rozdział IV. Ppkt 5. Dodać na początku zdania zajęć rehabilitacyjnych, a z końca zdania wykreślić. Natomiast w ppkt 6 należy połączyć ppkt c i d, ponieważ jest to w zasadzie jedno zadanie, realizuje to jedna organizacja. Uczestnicy zgodzili się na to połączenie.
- Propozycja, aby w formach finansowych dodać punkt o brzmieniu: Gmina przewiduje środki finansowe na realizację inicjatyw obywatelskich w formie małych grantów. Uczestnicy zgodzili się.
- W zakresie poza finansowych form, nie wyrażono zgody na wykreślenie pkt 4, zgodnie z sugestią. W ocenie uczestników zapis jest czytelny, jest korzystny dla Gminy, ponieważ gmina faktycznie udostępnia pomieszczenia bezpłatnie na różne działania poza hala sportową. Ten zapis zostanie ponownie skonsultowany z Panią Kierownik.
- Wśród poza finansowych form zostanie dodany zapis o 2 pomieszczeniach, wyremontowanych i oddanych już organizacjom za symboliczną odpłatnością w drodze umów (NGO zostały wyłonione w drodze ogłoszenia, naboru na wynajem, ustalono z nimi zasady wynajmu). W najbliższym czasie zostaną oddane kolejne 2 pomieszczenia dla organizacji. Wspólnie ustalono, że dodany zapis obejmie 4 pomieszczenia.
- Rozdział V. Sugestia, aby pozostawić tylko 2 punkt, gdyż wysokość środków znana jest jesienią danego roku i podejmowana w drodze uchwały. Wyrażono zgodę na tę zmianę.
- Rozdział VII. W pkt 3, sugestia, aby w skład komisji wchodzili przedstawiciele NGO i Gminy po 3 osoby z każdego sektora. Uczestnicy wyrazili zadowolenie, zaakceptowano zapis.
- Na prośbę uczestników spotkania przedyskutowano i ustalono dodatkowy zapis w tym rozdziale dot. Podania do publicznej wiadomości listy rankingowej podmiotów, które otrzymały lub nie dofinansowanie z Gminy, wraz z podaniem punktów oceny lub powodu odmowy dofinansowania. W ocenie organizacji jest to ważne. Pozwala zachować transparentność, ale także umożliwia poznanie błędów, pozwala na edukację, zmianę, korektę błędów. Dotychczas udostępniano tylko listę podmiotów, które otrzymały dofinansowanie.
- Na prośbę organizacji należy przedyskutować kwestię obowiązujących przepisów od lipca 2014 r. w zakresie rozliczania się podmiotów OPP. W zależności od wybory formy, organizacje mogą nie dysponować danymi, których później, w ogłoszonym konkursie będzie oczekiwać gmina. Może dojść do niespójności, trudności w aplikowaniu NGO, które wybiorą np. uproszczony sposób rozliczania. Sprawa ta zostanie skonsultowana w Urzędzie i na kolejnym spotkaniu zdecydujemy o charakterze dodatkowego zapisu.
Ustalenia:
- W okresie od kwietnia do początku maja ( 1 spotkanie, kontakt mailowy) program zostanie skonsultowany z władzami Gminy , radcą prawnym. Zakładamy, że po weekendzie majowym zostanie przekazany pod obrady Komisji Rady, aby w czerwcu mógł być uchwalony.
- W maju zostanie przygotowany wzór uchwały i uzasadnienie.
- Biuro Rady zostanie o tych zamierzeniach odpowiednio wcześnie powiadomione.
